Bachelor Office Manager

À l’issue de la formation, le participant sera capable de contribuer efficacement au fonctionnement et au développement d’une organisation en assurant des missions de coordination, de gestion et d’appui au management.
La formation vise notamment à développer les compétences nécessaires pour :
* Organiser et coordonner les activités administratives afin de garantir le bon fonctionnement de l’organisation ;
* Assurer la circulation et la gestion de l’information, en utilisant les outils numériques et collaboratifs adaptés ;
* Participer au pilotage de l’activité à travers le suivi d’indicateurs, la réalisation de tableaux de bord et l’analyse des résultats ;
* Coordonner des projets et des actions transversales, en planifiant les différentes étapes et en assurant le suivi de leur réalisation ;
* Contribuer à la communication interne et externe de l’organisation auprès des différents interlocuteurs ;
* Accompagner les managers et les équipes dans l’organisation et le suivi de leurs activités ;
* Participer à la gestion des ressources humaines et au suivi administratif des collaborateurs ;
* Développer une posture professionnelle polyvalente, permettant de s’adapter aux différents interlocuteurs, situations et besoins de l’organisation.

BLOC 1 – Piloter l’organisation administrative et la logistique des services généraux
* Organisation et ajustement des plannings, agendas et déplacements
* Gestion de l’accueil des clients, fournisseurs et visiteurs
* Gestion des appels téléphoniques, courriers et communications électroniques
* Gestion des équipements, des espaces et de l’environnement de travail
* Mise en œuvre et suivi des procédures liées à la sécurité des locaux
* Identification des besoins matériels et organisationnels des services
* Sélection et renouvellement des prestataires
* Élaboration de cahiers des charges et analyse des offres
* Suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires
* Prise en compte des enjeux économiques, réglementaires et RSE

BLOC 2 – Coordonner la gestion budgétaire et financière de la structure
* Traitement et suivi des factures fournisseurs et prestataires
* Suivi des paiements et des échéances
* Utilisation des outils numériques et comptables
* Interface avec l’expert-comptable ou le service comptabilité
* Participation aux formalités administratives, financières et fiscales
* Élaboration et suivi d’un budget prévisionnel
* Identification et analyse des dépenses et recettes
* Contrôle et analyse des écarts budgétaires
* Élaboration de reportings financiers à destination de la direction
* Proposition d’axes d’amélioration et d’optimisation budgétaire

BLOC 3 – Contribuer à la gestion et au développement des ressources humaines
* Gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs
* Gestion quotidienne du personnel : congés, absences, visites médicales et avantages
* Application de la réglementation sociale et des procédures internes
* Participation au processus de recrutement
* Rédaction des fiches de poste et diffusion des offres d’emploi
* Présélection des candidatures et participation aux entretiens
* Respect des principes de non-discrimination et d’inclusion
* Organisation de l’intégration des nouveaux collaborateurs
* Élaboration et suivi du plan de développement des compétences
* Identification des besoins en formation
* Organisation d’actions favorisant la cohésion et la motivation des équipes

BLOC 4 – Optimiser la communication et la gestion de projet au sein de la structure
* Élaboration et mise en œuvre d’un plan de communication interne
* Diffusion des informations auprès des collaborateurs
* Élaboration d’un plan de communication externe
* Création d’un calendrier de contenus pour les réseaux sociaux
* Sélection des supports, médias et formats adaptés aux publics cibles
* Développement de la visibilité et de la notoriété de l’organisation
* Coordination de projets transversaux
* Utilisation d’outils et de méthodes de gestion de projet
* Accompagnement des équipes dans la conduite du changement
* Accompagnement de la transformation digitale de l’organisation
* Optimisation de l’utilisation des systèmes d’information et outils numériques
* Application et sensibilisation aux règles relatives à la protection des données et au RGPD

Bachelor Office Manager

Éligible CPF

Financement facilité

Formation diplômante

inscrite au RNCP

Sur mesure

formation adaptée

Niveau BAC +2

Être titulaire d’un Bac+2 ou d’une certification professionnelle de niveau 5 (EU) validée. Admission possible par VAPP avec un Bac et 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’Office Manager.

Maîtriser les bases du numérique.

Présent à Toulouse depuis 2009, Groupe Alternance Toulouse accompagne les apprenants et les professionnels dans leurs projets de formation, avec une pédagogie concrète et un suivi individualisé.

Notre campus propose des formations en alternance du Bac au Bac+5. Il accueille également les adultes au sein de GA Formation Pro Toulouse, notre pôle de formation professionnelle continue. Salariés, demandeurs d’emploi ou personnes en reconversion peuvent ainsi se former et développer leurs compétences sans être en contrat d’alternance.

GA Formation Pro Toulouse propose des parcours de formation et un accompagnement à la validation des acquis de l’expérience (VAE). Chaque projet est étudié individuellement afin d’orienter la personne vers le parcours et les modalités de financement adaptés à sa situation.

Notre plus-value :

• Une connaissance concrète des métiers et des besoins des entreprises.

• Des formateurs issus du terrain et des méthodes pédagogiques actives.

• Un accompagnement personnalisé, à taille humaine.

• Des formations professionnalisantes, associant présentiel et distanciel selon les parcours.

• Une démarche qualité certifiée Qualiopi.

Que vous souhaitiez préparer un diplôme, évoluer dans votre métier, vous reconvertir ou faire reconnaître votre expérience, notre équipe vous accompagne dans la construction et la réalisation de votre projet.